介護の現場といえば人手不足ということもあり、いそがしくなりやすい・・・
そんなイメージを持たれている方は多いのでは？
ボクが勤務する職場（デイサービス）でも数日前、やたらといそがしい日がありました。
（ちなみにボクは別の部署にいました 笑）
とはいえ利用者の急変があったわけでもなく、事故やトラブルが起きたわけでもない。
話を聞いてみると
「電話がかなり多かったんですよー」
電話？？
そうです。
メールやＬＩＮＥなど便利な連絡手段があるにもかかわらず、介護業界はいまだに電話＆ＦＡＸが幅をきかせています。
こんなものを使っていたら、いそがしくなるのは当然の結果 笑
（ムダな仕事を増やしていそがしくなるのは、役所と電○だけで十分です）
ケアマネ事業所もデイサービスや入居施設も、お互いの時間を奪うようなことはやめましょう。
仕事がいそがしくなるのは自己責任？電話＆ＦＡＸをやめよう
- 電話は相手の時間を奪う
- 電話ですべてが伝わると思ったら大きな間違い
- ＦＡＸはムダだらけ
以上3点についてみていきましょう。
電話は相手の時間を奪う
電話の対応をすることで、今やっている仕事を中断することになります。
（以前、自分で仕事をしていた時にも感じたことですが、ハッキリいって迷惑きわまりない 笑）
電話は相手の時間を奪う、ということをホントに意識したほうがいいですよ。
電話対応で5分、10分と時間をとられるということは、おなじ時間だけ相手の仕事が止まるということです。
いつも楽しみにしているドラマを観たいのに、家族に用事をたのまれたら萎えませんか？
それと同じです。
某ホリ○モンは「電話してくるヤツはバカ」とまでいってましたが、この考えはホント正しいですよ。
- 相手の仕事を止めてまで連絡をする必要あるのか？
- 今すぐに回答が必要な連絡なのか？
入居施設、デイサービスはもちろん、ケアマネの事業所で仕事をしているヒトは、相手の状況も考えずに電話するのはホントにやめましょう。
電話ですべてが伝わると思ったら大きな間違い
電話で自分の伝えたいことを伝えたら満足していませんか？
それって、ただの自己満ですよ？
電話の対応では
- 会話をする
- 問い合わせに対する回答を考える
- メモを取る
といった具合に、いくつかの作業を同時進行する必要があります。
聞き間違いなど、ミスが起きやすい状況になっていることに気づいてますか？
とくに男性は女性とちがって、マルチタスクが苦手なヒトが多い。
メールなどで伝えたいことを簡単にまとめて送りましょう。
ＦＡＸはムダだらけ
霞が関でもいまだにＦＡＸが使用されていることが話題になりました。
役所関係、公的な機関はなぜかＦＡＸを使いたがるんですよね。
いや、もうアホかと
と思っていたら、介護業界もおなじだったことに気づかされたたんですよね 笑
- 紙がもったいない
- ＦＡＸのある場所まで移動しなくてはいけない
- 書類をセットする必要がある
- ＦＡＸ番号の検索
- ときどき紙が詰まる 笑
これだけムダな作業があればいそがしくなって当然です。
メールにpdfファイルを添付したらすぐに終わる作業にたいして、やたらムダな作業が多いこと 笑
どこでもドアがあるのに、移動はいつもチャリを使っているようなもんですよ？
なぜ、いまだにＦＡＸを使うのか？
はっきりいってナゾです。
（メールやパソコンに疎い連中が「メールやパソコンの使い方がわからない」という理由で、ＦＡＸを使っているケースが多いのでしょうか？）
メールで解決できることは多い
いまどき電話やＦＡＸを使うなんて、普通の企業なら考えられないことですね 笑
ケアマネ事業所もデイサービスや入居施設も、お互いにメールを使うようにすれば余計なことに時間をとられずにすむのでは？
（ぶっちゃけメールすら古いといわれているんですけどね）
今の現役世代（20代～50代）なら、メールを使ったことがないヒトなんていないはず。
使えるものは使いましょうよ。
そもそも問い合わせる内容って、ホントに今すぐ回答が必要でしょうか？
たとえば事業所の情報や利用者の確認をしたければ、メールで
件名：事業所の情報などについて
お世話になっております。
○○ケアプランセンターの□□です。
【問い合わせ内容】
・事業所の加算状況
・現在の空き状況
・以前、ご案内した△△様の利用状況
お時間のある時でかまいませんので、以上の３点についてご返信いただきますようお願いいたします。
くらいでいいのでは？
メールなら、お互いの言葉がメールとして残るし確認もしやすい。
電話なんかより100倍確実ですよ。
メールを使うだけで、電話対応やＦＡＸに使っていたムダな時間を半分くらいにできるのでは？
ＩＴ技術を使わないのはただの怠慢？
ＩＴ技術なんてたいそうに書きましたが、せいぜいメールやスマホで使うアプリ程度のものです。
便利なものがあるのに使わない、使い方を覚えようとしないのはただの怠慢じゃないですか？
- メールはGmailで管理
- 必要な書類や資料はクラウドストレージで保存＆共有
- ちょっとした連絡はLINEを利用
くらいのことは理解しましょう…
と言いたいところですが、
職場に提案したところで「使えないヒト」の方が多かったら、使えるヒトの意見なんて通らないんですよね。
今までこのやり方でやってきたから、これからも変える気はない（ドンッ！）
まあ現実なんてこんなものです 笑
ツイッターの声
電話とFAXはこの世からなくなってほしいですね 笑
まとめ
- 電話やＦＡＸはやめよう
- メールで解決できることは多い
- 便利なものを使わないのはただの怠慢
こうしてみると、介護の仕事がいそがしくなるのも半分くらいは自己責任。
かならずしも「人手不足」が原因じゃないですね。
ケアマネ事業所もデイサービスや入居施設も、メールを使うようにすればお互いの時間を奪うことはありません。
その問い合わせ内容は、ホントに今すぐ回答が必要なことですか？
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